Il progresso tecnologico sta determinando una netta suddivisione tra le officine: quelle che tengono il passo e quelle che, per età dei titolari o per giro d’affari insufficiente, restano indietro. Per queste ultime, la strada è purtroppo segnata: ancora una decina d’anni e non avranno più lavoro, o quasi. Se non sapranno mettere le mani in una centralina, capirne i messaggi, riprogrammarla, non potranno più intervenire sulla grande maggioranza dei trattori e, in futuro, nemmeno su una larga fetta di attrezzature. Parlare di informatica in officina, tuttavia, non significa soltanto occuparsi di sistemi diagnostici, telemetria e simili. C’è tutta una parte di lavoro – quello più amministrativo – che allo stesso modo richiede ormai competenze avanzate e un adeguato supporto digitale. Certo, è ancora possibile, specie per le piccolissime realtà, tenere il conto del magazzino con strumenti tradizionali, fare preventivi su un foglio di carta e limitare l’uso del computer alle comunicazioni con la concessionaria di riferimento o alla ricerca dei ricambi. Tuttavia, non si possono più fare con metodi tradizionali le fatture, tanto per cominciare. A meno di non avere bilanci sotto i 60mila euro. Il computer è diventato un obbligo di legge per fatturare, ma potrebbe essere di grande aiuto nella gestione dell’intera officina. Perché il fatto che sia possibile lavorare secondo schemi tradizionali, non comporta che ciò sia anche conveniente. Per dimostrarlo, proveremo a prendere in esame ciò che un moderno programma gestionale contiene e in che modo può semplificare il lavoro sia del reparto amministrativo sia di quello operativo.
Cos’è un gestionale
In gergo li chiamano Erp (Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse d’impresa), in Italia sono conosciuti come software gestionali. Si tratta, in buona sostanza, di piattaforme che prendono in considerazione tutti gli aspetti di un’azienda, informatizzandoli e automatizzandoli per quanto possibile. Un buon gestionale si occupa di ufficio amministrativo (fatturazione, anagrafica clienti, scadenze varie), della parte operativa (nel nostro caso, il lavoro in officina) e del cosiddetto supporto (leggi magazzino). Infine, può avere un settore specifico destinato al marketing, per esempio per la realizzazione di campagne promozionali.
Vediamo, più nel dettaglio, i settori sopra citati. Nella parte amministrativa, il gestionale si occupa in primo luogo di fatturazione – imprescindibile quella elettronica, ormai – semplificando la vita degli impiegati grazie alla possibilità di richiamare i dati dei clienti dall’anagrafica e di abbinarli rapidamente al lavoro eseguito e immesso nel sistema dai meccanici dell’officina. Il vantaggio dei gestionali, infatti, è che integrano tutte le attività dell’azienda in un solo software, azzerando doppie compilazioni e rischi di errori nella stesura dei fogli di lavoro o delle fatture. Soprattutto, un Erp può aiutare l’imprenditore nelle scelte strategiche. Per esempio, permette di registrare le ore di lavoro di tutti i dipendenti e può favorire valutazioni sull’efficienza degli stessi, sulle assenze e altro ancora. A livello più generale, offre statistiche sui tempi di lavorazione medi per le varie riparazioni o per i diversi modelli di macchine, aiutando il titolare a tarare meglio preventivi e costo orario della manodopera. A tal fine, i gestionali per officine automobilistiche hanno accesso ai principali prezziari, ovvero alle tabelle con indicati i prezzi della manodopera.
Grazie a questo importante supporto statistico, un imprenditore con un po’ di dimestichezza con i numeri può individuare facilmente le attività meno lucrative, i costi eccessivi, capire dove e come risparmiare e quali settori dell’officina richiedono particolare attenzione o investimenti per diventare più efficienti.
In officina
Il primo passo, in una riparazione, è l’accettazione del cliente e la stesura del preventivo. Grazie ai prezziari e all’integrazione con il magazzino ricambi, il gestionale aiuta l’addetto a compilare un preventivo più accurato, in cui i costi dei ricambi non siano sotto o sopravvalutati.
Il preventivo, qualora accettato, può essere convertito automaticamente in una commessa, assegnato a uno dei meccanici e diventare quindi un foglio di lavoro. Tramite la lettura dei badge, il gestionale può registrare inizio e fine dell’attività per l’addetto, in modo da unire il dato sulle ore lavorate a quello specifico intervento. Terminata la riparazione, il foglio di lavoro, corredato delle ore di manodopera, passa automaticamente all’amministrazione per l’emissione della fattura.
Un altro aspetto importante, durante un lavoro di officina, è il reperimento dei ricambi. Una parte dei quali è nel magazzino interno – e grazie al gestionale, ogni addetto ha immediato accesso al database relativo – ma che per i lavori meno comuni, devono essere acquistati di volta in volta. Alcuni gestionali per officine meccaniche integrano i siti dei principali ricambisti e anche dei costruttori, in modo da confrontare in modo rapido e preciso i prezzi e trovare eventuali promozioni.
Magazzino e marketing
Abbiamo già citato il magazzino: il gestionale tiene conto di tutti i componenti presenti e può segnalare, se richiesto, quando una referenza è prossima all’esaurimento, in modo che l’addetto possa provvedere all’ordine. Come segnalato a proposito delle riparazioni, il confronto tra i principali fornitori di ricambi permette di realizzare ordini laddove sono presenti i maggiori sconti. Infine, attraverso l’anagrafica e software specifici, il gestionale può aiutare nella compilazione di campagne promozionali, inviando email o sms a tutti i clienti che abbiano già richiesto questo tipo di servizio o che abbiano un determinato tipo di macchina. Inutile dire che sistemi così complessi hanno un costo, ma grazie alla maggior efficienza e al risparmio di tempo e denaro, si ammortizzano in tempi rapidi. Assicurando, per di più, un deciso salto qualitativo all’officina.
